Veel leidinggevenden en collega’s stellen feedback uit. Niet omdat ze niets te zeggen hebben, maar omdat ze niet weten hoe de ander zal reageren. Het gevolg: irritatie stapelt zich op, tot het gesprek alsnog moet, maar dan met meer lading dan nodig was.
Wacht niet op het perfecte moment
Er bestaat geen ideaal moment voor een lastig gesprek. Wie wacht tot de irritatie weg is, wacht meestal te lang. Plan het gesprek binnen een paar dagen na het voorval, kort en gericht. Hoe langer je wacht, hoe groter het gesprek aanvoelt — voor jou én voor de ander.
Begin bij wat je zag, niet bij wat je dacht
"Je neemt het werk van anderen niet serieus" is een interpretatie. "Je kwam vanochtend een kwartier later dan afgesproken, twee keer deze week" is een waarneming. Waarnemingen zijn moeilijk te ontkennen en nodigen uit tot een gesprek. Interpretaties roepen verdediging op.
Vraag door voordat je concludeert
Een goed feedbackgesprek is geen monoloog. Stel na je observatie een open vraag: "Hoe zie jij dat zelf?" Vaak komt er informatie naar boven die je niet had, en verandert het gesprek van een correctie in een gesprek waar je samen verder mee komt.
Feedback geven blijft ongemakkelijk, ook met ervaring. Het verschil zit niet in het ongemak wegnemen, maar in het klein en concreet houden van het gesprek — zodat het ongemak niet groter wordt dan het probleem zelf.